قائمة الجاهزية قبل تشغيل الوكيل على عملائك
قائمة الجاهزية هذه تجمع ما تتحقق منه قبل أن يرد الوكيل على عملائك الحقيقيين: معلومات نشاطك، ومعرفة الوكيل، وتجربة ردوده، والقنوات، والتنبيهات، والفريق. معالج الإعداد يفرض أهم بنودها قبل التشغيل، والباقي تراجعه من اللوحة.
استعمل القائمة مرتين: قبل التشغيل أول مرة، وبعد كل تغيير كبير في نشاطك، مثل أسعار جديدة أو فرع جديد.
ما الذي يجب أن يكتمل قبل تشغيل الوكيل؟
رابط القسم «ما الذي يجب أن يكتمل قبل تشغيل الوكيل؟»لا يسمح معالج الإعداد بتشغيل الوكيل قبل أن تكتمل هذه البنود، ويكتب تحت زر التشغيل سبب تعطّله إن بقي شيء:
- اسم النشاط: الاسم الذي يعرفك به عملاؤك.
- الأساسيات الأربع: الخدمات، وطريقة العمل، وأوقات الدوام، والموقع. ما أجّلته منها مطلوب الآن.
- قرار على كل معلومة مقترحة: لا تبقى معلومة تنتظر الاعتماد أو الرفض.
- حجم المعرفة المعتمدة: ضمن الحد المسموح، وإلا يطلب منك المعالج اختصارها.
- رد معتمد من آخر نسخة: جرّبت الوكيل واعتمدت ردًا بعد آخر تعديل على معلوماتك. التفاصيل في تجربة الوكيل.
ما الذي أراجعه في اللوحة قبل أول محادثة حقيقية؟
رابط القسم «ما الذي أراجعه في اللوحة قبل أول محادثة حقيقية؟»راجع هذه البنود من صفحاتها في اللوحة؛ أكثرها مراجعة سريعة.
| البند | أين تراجعه | لماذا يهم |
|---|---|---|
| الأسعار والخدمات والأسئلة الشائعة | «قاعدة المعرفة» | الوكيل يجيب منها وحدها، ولا يخمّن سعرًا غير مكتوب |
| اسم الوكيل ولهجته وأسلوبه | «استوديو الوكيل» | هكذا يعرّف نفسه ويتحدث مع عملائك |
| أوقات المواعيد في كل فرع | «الفروع» | يحجز الوكيل ضمنها فقط، إن كان نشاطك يحجز مواعيد |
| موقع الفرع على الخريطة | «الفروع» | ليرسل الوكيل نقطة الموقع بدل العنوان المكتوب |
| ربط قناة واحدة على الأقل | «القنوات» | من دونها لا يصل الوكيل إلى أحد |
| الرد التلقائي على كل قناة | «الرد والوكيل» في «القنوات» | قناة موقوف فيها «الرد التلقائي» تذهب رسائلها إلى فريقك |
| رقم التنبيهات | «رقم واتساب الإشعارات» في «الإشعارات» من «الإعدادات» | تصلك عليه رسالة واتساب بكل تحويل إلى موظف |
| الإشعارات على هاتفك | تطبيق مُجيب والإشعارات | لتعرف فورًا متى يحتاجك عميل |
| حسابات الفريق | «الفريق» | ليرد موظفوك من حساباتهم. يُفعَّل عند الطلب ويعتمد على اشتراكك |
بطاقة «جهّز وكيلك» في «نظرة عامة» تتابع بعض هذه البنود عنك: «اربط قناة» و«أضف معرفة» و«اضبط شخصية الوكيل»، وخطوة الفرع حين ينقصه شيء: إضافته، أو أوقات المواعيد إن كان نشاطك يحجز، أو موقعه على الخريطة. حين تكتمل تختفي البطاقة.
كيف أعرف أن الوكيل يعمل فعلًا؟
رابط القسم «كيف أعرف أن الوكيل يعمل فعلًا؟»أرسل رسالة إلى نشاطك من حساب آخر وانظر هل وصلت إلى «الوارد» ورد عليها الوكيل؛ فهذا أوضح اختبار على أن القناة والوكيل والوارد تعمل معًا.
- في «القنوات» تأكد أن القناة «متصل».
- إذا ظهرت رسالة «واتساب موصول لكن الوكيل متوقف» فاضغط «شغّل الوكيل».
- راسل رقمك أو صفحتك من هاتف أو حساب آخر، كما في تجربة الوكيل بعد التشغيل.
- اطلب في الرسالة التحدث مع موظف، وتأكد أن التنبيه وصلك.
ماذا أراقب في أيامي الأولى؟
رابط القسم «ماذا أراقب في أيامي الأولى؟»اقرأ محادثات الوكيل في الأيام الأولى بانتظام، وصحّح أي رد خاطئ في مصدره.
- رد خاطئ أو ناقص: صحّح المعلومة في «قاعدة المعرفة»، أو أضف تصحيحًا للوكيل من تصحيحات الوكيل.
- تحويلات كثيرة إلى الفريق: غالبًا تنقص المعرفة معلومة يسأل عنها العملاء كثيرًا؛ أضفها.
- المحادثات المحوّلة: يتوقف الوكيل عن الرد فيها، ويعود إليها افتراضيًا بعد يوم كامل من دون رسائل. التفاصيل في عودة الوكيل تلقائيًا.
- ردودك أنت: إذا رددت على عميل من هاتفك أو من الوارد يتوقف الوكيل في تلك المحادثة. التفاصيل في ردّك يوقف الوكيل.
هل أستطيع إيقاف الوكيل بسرعة إذا احتجت؟
رابط القسم «هل أستطيع إيقاف الوكيل بسرعة إذا احتجت؟»نعم، بطريقتين، ولا تحتاج أيٌّ منهما إلى فصل القناة.
- الإيقاف الكامل: من «استوديو الوكيل» يتوقف الرد على كل القنوات فورًا، وتنتظر الرسائل الجديدة فريقك في الوارد حتى تعيد التشغيل.
- إيقاف قناة واحدة: من «الرد والوكيل» في «القنوات» أوقف «الرد التلقائي» على تلك القناة وحدها.
التفاصيل في تشغيل الوكيل وإيقافه.
الأسئلة الشائعة
هل يجب أن أكمل كل البنود قبل التشغيل؟
البنود التي يطلبها معالج الإعداد إلزامية، ولا يُشغَّل الوكيل من دونها. أما الباقي فيُحسّن الردود والتنبيهات، ويمكنك إكماله بعد التشغيل.
هل يرد الوكيل قبل ربط قناة؟
لا. إذا شغّلت الوكيل قبل ربط قناة يبقى محفوظًا، ويبدأ الرد أول ما تربط قناة.
ماذا أفعل إذا تغيّرت أسعاري أو أوقاتي؟
عدّلها في قاعدة المعرفة أو في صفحة الفروع فورًا؛ الوكيل يجيب مما هو محفوظ الآن.
هل أحتاج إلى رقم التنبيهات؟
ليس إلزاميًا، لكنه الطريقة التي تصلك بها رسالة واتساب كلما احتاج عميل إلى موظف، فننصح بتحديده.
كيف أوقف الوكيل بسرعة إذا احتجت؟
من استوديو الوكيل يمكنك إيقاف الرد على كل القنوات فورًا، أو إيقاف الرد التلقائي على قناة واحدة من صفحة القنوات.
مُجيب منتج شركة المجيب الذكي لتكنولوجيا المعلومات (ذات مسؤولية محدودة)، عمّان، الأردن. رقم التسجيل82888.