حجز المواعيد عبر واتساب بالذكاء الاصطناعي
حجز المواعيد في مُجيب يعني أن الوكيل يحجز لعملائك داخل المحادثة نفسها على واتساب وماسنجر وإنستغرام، من الأوقات الفارغة فعلًا في فروعك. يُحفظ الموعد فورًا في «التقويم»، ولا يؤكد الوكيل للعميل موعدًا لم يُحفظ.
لا يخمّن الوكيل الأوقات ولا الأسماء: في كل مرة يسأل التقويم عن الأوقات الفارغة في الفرع واليوم المطلوبين، ويطبّق ساعات الدوام والاستراحات والعطل الرسمية وأوقات الأخصائيين كما ضبطتها أنت.
كيف يحجز الوكيل موعدًا للعميل؟
رابط القسم «كيف يحجز الوكيل موعدًا للعميل؟»يتبع الوكيل الخطوات نفسها في كل حجز، ويسأل العميل عن الناقص فقط.
- الفرع: يعرف الفرع من اسمه، أو من المنطقة التي يكتبها العميل إذا أضفتها في «المناطق المخدومة» للفرع. وإذا لم يكن متأكدًا سأل العميل، فهو لا يحجز في فرع لم يؤكده العميل.
- نوع الزيارة: يختار من «أنواع الزيارات» التي عرّفتها، وإذا لم يتضح النوع سأل عنه.
- الأخصائي: يحجز مع الأخصائي الذي يتابع العميل عادةً، أو مع من يطلبه العميل بالاسم. التفاصيل في الطاقم والأخصائيون.
- الوقت: يعرض الأوقات الفارغة فقط، بحيث تنتهي الزيارة كاملة قبل الإغلاق. وإذا امتلأ اليوم أو كان الفرع مغلقًا، عرض الأيام التالية التي فيها وقت فارغ.
- البيانات المطلوبة: إذا طلبت اسم العميل أو رقمه قبل تأكيد الحجز، يطلبهما الوكيل. ولا يطلب رقم واتساب يعرفه مُجيب من قبل.
- التأكيد: يحفظ الموعد، ثم يؤكده للعميل بعد نجاح الحفظ فقط.
إذا حجز العميل لشخص آخر، كابنه أو والدته، سُجّل الموعد باسم الشخص الذي سيحضر، لا باسم صاحب الرقم.
ما الذي أضبطه قبل أن يبدأ الحجز؟
رابط القسم «ما الذي أضبطه قبل أن يبدأ الحجز؟»يحتاج الحجز إلى فروع بساعات دوام، وأنواع زيارات، وأخصائيين إن كان لديك أكثر من شخص يستقبل المواعيد.
| ما تضبطه | أين تجده | ماذا يغيّر |
|---|---|---|
| الفروع وساعات الدوام | «الفروع» | متى يُعرض الحجز في كل فرع |
| أنواع الزيارات ومدتها | «الإعدادات» ← «أنواع الزيارات» | ما يحجزه العميل وكم يستغرق |
| الأخصائيون | «الفروع» و«الطاقم» | مع من يُحجز الموعد وكم موعدًا في الوقت نفسه |
| مدة الموعد والتذكير | «الفروع» ← «إعدادات الحجز» | المدة الافتراضية وموعد التذكير |
| العطل الرسمية | «الإعدادات» ← «العطل الرسمية» | الأيام المغلقة وأيام الدوام الخاص |
يعمل الحجز فقط إذا كانت وحدة «المواعيد» مفعّلة لنشاطك في «نشاطك والوحدات». وفي أنواع الأنشطة التي لا تستقبل مواعيد لا يعرض الوكيل الحجز أصلًا. الشرح في الإعدادات والوحدات.
هل يصل العميل تأكيد بالحجز؟
رابط القسم «هل يصل العميل تأكيد بالحجز؟»نعم. يؤكد الوكيل الموعد للعميل في المحادثة نفسها بعد أن يُحفظ في التقويم، بالفرع واليوم والوقت المحفوظة فعلًا.
- لا يقول الوكيل إن الموعد ثُبّت قبل نجاح الحفظ. فإذا رُفض الحجز، لأن الوقت امتلأ مثلًا، عرض وقتًا آخر.
- إذا كتب العميل «أكّد» مرة ثانية بعد الحجز، لا يُنشأ موعد ثانٍ؛ يرد الوكيل بأن الموعد محجوز.
- قبل الموعد يصل العميلَ تذكير على واتساب. التوقيت والشروط في تذكير بالمواعيد.
ماذا يرى فريقك عند كل حجز جديد؟
رابط القسم «ماذا يرى فريقك عند كل حجز جديد؟»يظهر الموعد في التقويم فورًا، ويصل الفريقَ تنبيه به.
- في التقويم: تحمل مواعيد الوكيل علامة «حجز من الوكيل»، وفي تفاصيل الموعد يظهر «حجزه» «الوكيل الذكي».
- على رقم الفرع: تصل رسالة «📅 حجز جديد» إلى «رقم واتساب الفرع»، أو إلى «هاتف المدير» إن كان رقم الفرع فارغًا. تتحكم بها من «الإعدادات» ← «تنبيهات الفروع».
- على التطبيق: يصل إشعار «حجز جديد من الوكيل» إلى صاحب الحساب والإداري وموظفي الفرع الذين يرون تقويمه، إذا فعّله كل منهم في «الإشعارات».
كيف يمنع مُجيب الحجز المزدوج؟
رابط القسم «كيف يمنع مُجيب الحجز المزدوج؟»يحسب مُجيب كل موعد بمدته كاملة، ويتحقق من الوقت مرة أخرى لحظة الحفظ، فلا يُحجز وقت امتلأ قبل ثوانٍ.
- الموعد الذي مدته ساعة يشغل الساعة كلها، لا وقت بدايته فقط.
- عدد المواعيد المتزامنة في الفرع يساوي عدد أخصائييه. وإذا لم تضف أخصائيين، يقبل الفرع موعدًا واحدًا في الوقت نفسه.
- الأخصائي الذي يعمل في فرعين لا يُحجز في الفرعين في الوقت نفسه.
- إذا كان للعميل موعد قادم وطلب موعدًا جديدًا لنفسه، يسأله الوكيل: هل يريد تأجيل موعده أم حجز موعد إضافي؟
كيف يحجز موظف الاستقبال موعدًا من التقويم؟
رابط القسم «كيف يحجز موظف الاستقبال موعدًا من التقويم؟»يحجز الموظف من زر «حجز جديد» في «التقويم»، ويمر الحجز بأربع خطوات.
- اضغط «حجز جديد».
- في «العميل» ابحث عن عميل موجود أو اكتب اسمًا جديدًا ورقمه.
- في «الخدمة والمختص» اختر «الفرع» و«النوع» و«المختص»، أو «أي مختص».
- في «الموعد» اختر من «الأوقات المتاحة» أو اكتب وقتًا آخر.
- في «التفاصيل والتأكيد» راجع الملخص واضغط «احجز الموعد».
يستطيع الموظف كتابة أي دقيقة، لكن الزيارة كلها يجب أن تقع داخل دوام الفرع، أو داخل دوام الأخصائي الخاص إن كان له دوام خاص. وللحجز داخل استراحة الفرع يفعّل «حجز استثنائي»، وهذا وقت لا يعرضه الوكيل على العملاء. ويرسل الحجز تنبيهًا إلى الفرع ما دام «تنبيه الفرع على واتساب» مفعّلًا.
الأسئلة الشائعة
هل يحجز الوكيل المواعيد على واتساب وإنستغرام؟
نعم. يحجز الوكيل بالطريقة نفسها على واتساب وماسنجر وإنستغرام، ويتوقف ربط ماسنجر وإنستغرام على اشتراكك.
هل يصل العميل تأكيد بالحجز؟
نعم. يؤكد الوكيل الموعد في المحادثة نفسها بعد أن يُحفظ في التقويم فعلًا، ثم يصل العميلَ تذكير قبل موعده ما دامت التذكيرات مفعّلة.
هل يمكن أن يحجز الوكيل موعدين في الوقت نفسه؟
لا. يتحقق مُجيب من الوقت لحظة الحفظ، فإن امتلأ أثناء المحادثة رُفض الحجز وعرض الوكيل وقتًا آخر.
هل يستطيع موظف الاستقبال إضافة مواعيد بنفسه؟
نعم. يضيف الموظف موعدًا من زر «حجز جديد» في التقويم، وتظهر مواعيده ومواعيد الوكيل في المكان نفسه.
ماذا يحدث إذا طلب العميل موعدًا وله موعد قادم؟
يسأله الوكيل أولًا هل يريد تأجيل موعده الحالي أم حجز موعد إضافي، ولا يحجز الموعد الثاني قبل أن يجيب.
مُجيب منتج شركة المجيب الذكي لتكنولوجيا المعلومات (ذات مسؤولية محدودة)، عمّان، الأردن. رقم التسجيل82888.