رجوع الوكيل تلقائيًا بعد رد الموظف أو تحويل المحادثة
رجوع الوكيل يعني أن المحادثة التي توقف فيها الوكيل تعود إليه وحدها بعد فترة سكون كاملة تختارها، فيرد على رسالة العميل التالية. يتوقف الوكيل في المحادثة حين يحوّلها لموظف أو حين يرد فيها أحد فريقك، وبدون هذا الخيار تبقى المحادثة مع فريقك حتى تعيدها بنفسك.
تشغّل هذا الخيار وتختار مدته من «استوديو الوكيل»، ويسري على كل محادثات نشاطك وكل وكلائك.
متى يرجع الوكيل إلى المحادثة وحده؟
رابط القسم «متى يرجع الوكيل إلى المحادثة وحده؟»يرجع الوكيل حين تمر المدة التي اخترتها كاملة دون أي رسالة في المحادثة. المدة تُحسب من آخر رسالة، لا من لحظة التحويل.
- كل رسالة تعيد العدّاد: رسالة من العميل أو رد من فريقك يبدأ المدة من جديد. لذلك لا يقاطع الوكيل محادثة ما زال فريقك يرد فيها.
- التوقيت: يرجع الوكيل خلال 15 دقيقة على الأكثر من انتهاء المدة، لا في اللحظة نفسها.
- بعد الرجوع: لا يرسل الوكيل شيئًا. يبقى صامتًا حتى يكتب العميل، ثم يرد على رسالته الجديدة.
- قائمة الانتظار: إذا كانت المحادثة في قائمة «يحتاج موظف»، تخرج منها حين يرجع الوكيل إليها.
- تذكير موعد: إذا خرج تذكير موعد في محادثة رد فيها أحد فريقك، ولم يكتب فيها أحد من فريقك منذ 12 ساعة، يرجع الوكيل إليها قبل انتهاء المدة ليجيب العميل عن التذكير. ولا يحدث هذا في محادثة ما زالت تنتظر موظفًا بعد تحويل.
مثال: حوّل الوكيل محادثة «سارة» لموظف، فرد عليها الموظف وانتهى الحديث. إذا اخترت مدة يوم واحد، ثم كتبت «سارة» بعد يومين تسأل عن موعد جديد، فسيرد عليها الوكيل مباشرة.
كيف أشغّل رجوع الوكيل وأختار المدة؟
رابط القسم «كيف أشغّل رجوع الوكيل وأختار المدة؟»من قسم «سلوك الوكيل» في «استوديو الوكيل». هذا الإعداد للمالك والمديرين فقط.
- افتح «استوديو الوكيل». على الهاتف، اختر قسم «السلوك».
- في بطاقة «رجوع الوكيل تلقائيًا بعد التحويل» شغّل المفتاح. تصبح المدة 24 ساعة.
- لتغيير المدة افتح البطاقة، واختر من «يرجع بعد سكون» واحدة من: 6 ساعات، 12 ساعة، يوم واحد، يومان، 3 أيام و7 أيام.
- يُحفظ اختيارك مباشرة، ويظهر ملخصه على البطاقة.
إذا أطفأت المفتاح يظهر على البطاقة «مطفي — المحادثة المحوّلة بتضل مع فريقك»: تبقى كل محادثة محوّلة مع فريقك حتى تعيدها أنت.
متى لا يرجع الوكيل وحده؟
رابط القسم «متى لا يرجع الوكيل وحده؟»لا يرجع الوكيل وحده إلى محادثة أوقفته فيها أنت. يرجع فقط حين يكون توقفه نتيجة لتحويل أو لرد من فريقك.
| لماذا توقف الوكيل في المحادثة | هل يرجع وحده بعد المدة؟ |
|---|---|
| حوّل الوكيل المحادثة لموظف | نعم |
| رد أحد فريقك من لوحة مُجيب أو من هاتف النشاط | نعم |
| أطفأ أحد فريقك مفتاح «الوكيل يرد على هالمحادثة» في المحادثة | لا |
| بدأت أنت المحادثة مع العميل من هاتف النشاط | لا |
| أوقف كاشف السبام المحادثة | لا، وله طريقته الخاصة في الرجوع |
ولا يرجع الوكيل إلى أي محادثة أيضًا في هذه الحالات:
- المفتاح الرئيسي متوقف في «استوديو الوكيل».
- «الرد التلقائي» موقوف على قناة المحادثة.
- المحادثة مغلقة.
وحين تعيد تشغيل المفتاح الرئيسي أو القناة، يرجع الوكيل إلى كل محادثة توقف فيها بسبب تحويل أو رد وسكتت المدة كاملة، ولو بدأ سكوتها وهو متوقف. التفاصيل في إيقاف الرد التلقائي وتشغيله، وعن السبام في السبام.
كيف أعيد المحادثة إلى الوكيل قبل انتهاء المدة؟
رابط القسم «كيف أعيد المحادثة إلى الوكيل قبل انتهاء المدة؟»بزر واحد في المحادثة نفسها، دون انتظار.
- افتح المحادثة في «الوارد».
- اضغط «رجّعها للوكيل»، أو شغّل مفتاح «الوكيل يرد على هالمحادثة».
- يرد الوكيل على رسالة العميل التالية. لا يرد على رسائل وصلت قبل ذلك.
هذه الطريقة تعيد أيضًا محادثة أوقفت فيها الوكيل بنفسك، وهي الطريقة الوحيدة لذلك.
ما المدة المناسبة لنشاطي؟
رابط القسم «ما المدة المناسبة لنشاطي؟»اختر مدة أطول من الوقت الذي يحتاجه فريقك عادة لإنهاء محادثة مع عميل.
- مدة قصيرة: تناسب نشاطًا يرد فيه الفريق بسرعة ثم ينتهي الحديث، مثل تأكيد طلب أو موعد.
- يوم أو أكثر: تناسب المتابعات التي يعود فيها العميل بعد ساعات، مثل استشارة أو عرض سعر يحتاج إلى تفكير.
وفي كل الحالات، يحمي العدّاد المحادثة الجارية: ما دام أحد يكتب فيها، لا يرجع الوكيل.
الأسئلة الشائعة
هل يرسل الوكيل رسالة إلى العميل حين يرجع؟
لا. يبقى صامتًا، ويرد فقط حين يكتب العميل رسالة جديدة.
هل يقاطع الوكيل موظفًا ما زال يرد على العميل؟
لا. المدة تُحسب من آخر رسالة في المحادثة، وكل رسالة من العميل أو من فريقك تعيدها من البداية.
أوقفت الوكيل لعميل بعينه، فهل يرجع إليه بعد المدة؟
لا. إيقافك للوكيل في محادثة قرار منك، فلا يلغيه الرجوع التلقائي. يعود حين تشغّله أنت فيها.
هل أستطيع إعادة المحادثة إلى الوكيل قبل انتهاء المدة؟
نعم. اضغط زر إعادتها للوكيل في المحادثة نفسها، فيرد على رسالة العميل التالية مباشرة.
من يستطيع تغيير هذا الإعداد؟
المالك والمديرون فقط. يرى باقي الفريق الإعداد ولا يستطيعون تغييره.
مُجيب منتج شركة المجيب الذكي لتكنولوجيا المعلومات (ذات مسؤولية محدودة)، عمّان، الأردن. رقم التسجيل82888.