تأجيل الموعد وإلغاؤه عبر واتساب
تأجيل الموعد أو إلغاؤه يتم بطلب من العميل في المحادثة نفسها: يكتب للوكيل أنه يريد تغيير موعده أو إلغاءه، فيعرض الوكيل أوقاتًا فارغة وينقل الموعد نفسه أو يلغيه، ويصل الفرعَ تنبيه بذلك. ويستطيع فريقك فعل الشيء نفسه من «التقويم».
لا يحتاج العميل إلى رقم حجز ولا إلى رابط. يبحث الوكيل عن مواعيده القادمة في سجلّه وعلى رقم واتساب الذي يراسل منه.
هل يستطيع العميل تأجيل موعده بنفسه؟
رابط القسم «هل يستطيع العميل تأجيل موعده بنفسه؟»نعم. يطلب العميل التأجيل، فينقل الوكيل موعده إلى وقت فارغ دون تدخّل من فريقك.
- يجد الوكيل موعد العميل القادم. وإذا كان للعميل أكثر من موعد، يسأله أيها يقصد.
- إذا كان الموعد قد حجزه الاستقبال على رقم العميل، يذكر له الوكيل الموعد الذي وجده ويطلب تأكيد أنه موعده قبل أي تغيير.
- يعرض الوكيل الأوقات الفارغة في اليوم الجديد، بمدة الموعد نفسها ومع أخصائيه نفسه.
- ينقل الموعد إلى الوقت الذي يختاره العميل، ويؤكد له النقل بعد نجاحه فقط.
إذا فشل النقل لأي سبب، يبقى الموعد الأصلي في وقته. وبعد النقل يُجدول للعميل تذكير جديد بالوقت الجديد.
هل يتغير الأخصائي أو الفرع عند التأجيل؟
رابط القسم «هل يتغير الأخصائي أو الفرع عند التأجيل؟»يبقى الموعد مع أخصائيه عند التأجيل، ويمكن نقله إلى فرع آخر إذا طلب العميل ذلك.
- الأخصائي: يحتفظ به الموعد دائمًا. وإذا كان الأخصائي لا يعمل في اليوم المطلوب، يقول الوكيل ذلك ويذكر الأيام التي يعمل فيها. تغيير الأخصائي يتم من التقويم على يد فريقك.
- الموعد بلا أخصائي: ينتقل مع الأخصائي الذي يتابع العميل، وإن لم يتابعه أحد سأله الوكيل كما في الحجز الجديد. ولا يعيد السؤال إذا كان العميل قد قال عند الحجز إن أي أخصائي يناسبه.
- الفرع: ينقل الوكيل الموعد إلى فرع آخر إذا طلب العميل فرعًا آخر صراحة.
- زيارة من اشتراك: تنتقل فقط داخل فرع الاشتراك ومدته، فلا يستطيع العميل نقلها خارجهما عبر الوكيل.
كيف يلغي العميل موعده؟
رابط القسم «كيف يلغي العميل موعده؟»يطلب العميل الإلغاء، فيلغي الوكيل موعده القادم ويؤكد له ذلك.
- إذا كان للعميل أكثر من موعد، يسأله الوكيل أيها يريد إلغاءه.
- إذا كان العميل يريد وقتًا آخر لا إلغاءً، يؤجل الوكيل الموعد بدل أن يلغيه ثم يحجز من جديد.
- يمكن الإلغاء حتى 60 دقيقة بعد وقت بدء الموعد، والتأجيل حتى 60 دقيقة، للعميل الذي تأخر أو لم يستطع الحضور.
- الموعد الذي سجّل فريقك حضوره أو غيابه لا يُنقل ولا يُلغى عبر الوكيل.
يختفي الموعد الملغى من التقويم، إذ يعرض التقويم «الملغاة مخفية».
ماذا لو لم يجد الوكيل موعد العميل؟
رابط القسم «ماذا لو لم يجد الوكيل موعد العميل؟»يقول الوكيل للعميل إنه لم يجد موعده، ولا يحجز له موعدًا بديلًا من تلقاء نفسه.
- السبب الأكثر شيوعًا أن الموعد مسجّل على رقم آخر غير الرقم الذي يراسل منه العميل.
- إذا كان التحويل لموظف متاحًا، يحوّل الوكيل المحادثة إلى فريقك ليجد الموعد ويعدّله. التفاصيل في التحويل إلى موظف.
- وإلا أعطى العميل رقم هاتف الفرع ليتواصل معه.
من يُبلغ بالتأجيل والإلغاء؟
رابط القسم «من يُبلغ بالتأجيل والإلغاء؟»يصل الفرعَ تنبيه بكل تأجيل أو إلغاء يتم عبر الوكيل، ولا يُرسل مُجيب رسالة للعميل عند تعديل فريقك للموعد.
| من غيّر الموعد | ما يصل الفرع | ما يصل العميل |
|---|---|---|
| العميل عبر الوكيل | رسالة «🔄 تأجيل موعد» أو «❌ إلغاء موعد» على رقم الفرع، فيها الوقت السابق، والوقت الجديد عند التأجيل | تأكيد الوكيل في المحادثة |
| فريقك من التقويم | لا شيء | لا شيء؛ أبلغه بنفسك |
وإذا انتقل الموعد إلى فرع آخر، يصل الفرعَ القديم تنبيه بأن الموعد انتقل منه. تتحكم بتنبيهات التغيير من «الإعدادات» ← «تنبيهات الفروع»، وهي مفعّلة افتراضيًا. وفي الحالتين يأخذ الموعد المنقول تذكيرًا جديدًا بوقته الجديد.
كيف يؤجل موظف الاستقبال موعدًا أو يلغيه من التقويم؟
رابط القسم «كيف يؤجل موظف الاستقبال موعدًا أو يلغيه من التقويم؟»يفتح الموظف الموعد من «التقويم»، ثم يعدّله أو يلغيه من بطاقته.
- اضغط على الموعد في التقويم لفتح تفاصيله.
- للتأجيل اضغط «تغيير الموعد»، واختر الوقت الجديد، ثم «احفظ التعديل».
- للإلغاء افتح «خيارات الحجز»، واضغط «إلغاء الحجز»، ثم أكّد.
وللمواعيد الأسبوعية المتكررة افتح «إدارة الحجوزات»، وعند موعد يحمل علامة «مواعيد أسبوعية» اضغط «إدارة كل المواعيد القادمة»، ثم اختر «نقل المواعيد» أو «تغيير المختص» أو «إلغاء القادمة»، ثم «معاينة التغيير» قبل «تطبيق على المواعيد القادمة». يسري التغيير على المواعيد القادمة فقط.
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع العميل تأجيل موعده بنفسه؟
نعم. يكتب للوكيل أنه يريد تأجيل موعده، فيعرض الوكيل أوقاتًا فارغة وينقل الموعد نفسه إلى الوقت الذي يختاره العميل.
هل يُلغى الموعد القديم ويُحجز موعد جديد عند التأجيل؟
لا. ينقل الوكيل الموعد نفسه بمدته وأخصائيه ونوعه، فلا يبقى للعميل موعدان.
هل يستطيع العميل الإلغاء بعد أن يبدأ وقت موعده؟
نعم، خلال 60 دقيقة من وقت البدء، ما دام الموعد لم يُسجَّل حضوره أو غيابه بعد.
هل يصل العميل إشعار إذا أجّل فريقي موعده من التقويم؟
لا يرسل مُجيب رسالة عند تعديل الفريق للموعد، فأبلغ العميل بنفسك. لكن الموعد المنقول يأخذ تذكيرًا جديدًا بوقته الجديد.
هل يعرف الفرع أن العميل أجّل موعده أو ألغاه؟
نعم. يصل رقم الفرع تنبيه بالتأجيل أو الإلغاء الذي يتم عبر الوكيل، ما دامت تنبيهات التغيير مفعّلة في تنبيهات الفروع.
مُجيب منتج شركة المجيب الذكي لتكنولوجيا المعلومات (ذات مسؤولية محدودة)، عمّان، الأردن. رقم التسجيل82888.